Piense en su empresa como un rompecabezas complejo, en el que varios departamentos, procesos y funciones se interconectan para crear una imagen perfecta. Pero nada de esto tiene sentido si las piezas no encajan correctamente.
Afortunadamente, la automatización ha convertido este complejo rompecabezas en una realidad mucho más simple para las empresas de hoy en día. Con la planificación de recursos empresariales (ERP), se puede institucionalizar la automatización de los procesos de marketing digital y otros ámbitos, lo que le brinda una visión integral de sus operaciones.
Esto es lo que necesita saber:
1. ¿Qué es la planificación de recursos empresariales?
2. ¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
3. Las ventajas de los sistemas ERP
4. Los mejores ejemplos de ERP del mercado
5. Consejos y mejores prácticas para la implementación de ERP
Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran empresa, los sistemas ERP pueden aportar una estabilidad y fiabilidad inestimables a sus procesos diarios. Analicemos cada punto para entender cómo funcionan estos sistemas y las principales ventajas que ofrecen.
¿Qué es la planificación de recursos empresariales?
En esencia, el ERP es un paquete de software que integra las operaciones administrativas como la contabilidad, la gestión de inventario y la nómina. Al conectar varios procesos en un solo sistema, las empresas pueden aumentar la eficiencia y reducir los errores manuales.
Esta es una definición de ERP de Matt Garrett, gerente de sistemas empresariales de MagnoFlow:
«El software ERP es un software que intenta ser la ventanilla única de una empresa para la planificación de proyectos, compras, mano de obra y otros recursos».
Entonces, ¿qué es la planificación de recursos empresariales?
En una palabra: integración.
Dado que los sistemas ERP integran diferentes partes de una empresa, pueden facilitar que los equipos colaboren y compartan información. Esto reduce la cantidad de entradas manuales necesarias y minimiza las redundancias operativas, lo que ahorra tiempo, dinero y esfuerzo a largo plazo.
¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
Pero, ¿cómo son posibles estas colaboraciones a través de la integración de ERP?
En un nivel básico, los sistemas ERP se componen funcionalmente de bases de datos. Estas bases de datos almacenan información sobre las operaciones para que los usuarios puedan acceder a esos datos para tomar decisiones empresariales. Este es un ejemplo de información de un sistema ERP:
• Pedidos de clientes • Niveles de inventario • Finanzas
Con los permisos adecuados, varios miembros de la organización pueden acceder a esta información desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Componentes ERP más comunes
La integración de un sistema ERP recopila datos de múltiples fuentes en una base de datos singular. Por lo general, estos componentes se organizan según las siguientes divisiones:
Cadena de suministro
La gestión de la cadena de suministro es un componente fundamental para el éxito de una empresa. El componente de cadena de suministro de los sistemas ERP permite a los usuarios rastrear a los proveedores, crear órdenes de compra, rastrear los niveles de inventario y administrar los tiempos de entrega.
Marketing digital
Las campañas y las promociones pagas son una parte importante de cualquier negocio. Con un componente de marketing digital, los sistemas ERP pueden ayudar a desarrollar estrategias de marketing, crear campañas de correo electrónico y otras actividades promocionales para impulsar las ventas.
Gestión de relaciones con los clientes
Este componente sigue de cerca al marketing digital, ya que permite a las empresas gestionar las relaciones con los clientes. Puede rastrear las consultas de los clientes, brindar atención al cliente, generar clientes potenciales y crear programas de lealtad para que los clientes regresen.
Administración de proyectos
La implementación de sistemas ERP puede mejorar la gestión de proyectos y carteras, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los proyectos de principio a fin. Este componente permite la elaboración de presupuestos, la planificación de recursos y la gestión de tareas.
Inteligencia empresarial y análisis
Si utiliza herramientas de análisis de datos como Tableau o Power BI para visualizar y analizar los datos de su empresa, la integración con el ERP puede ayudarlo a aprovechar al máximo estas herramientas. Este componente le permite acceder a datos en tiempo real y crear informes automatizados con facilidad.
Recursos humanos
Los empleados también se benefician de prácticas eficaces de implementación de ERP. Por ejemplo, puede utilizar un sistema ERP para agilizar la incorporación de los empleados, gestionar la nómina y los beneficios y realizar un seguimiento del rendimiento y los registros de asistencia de los empleados.
Gestión financiera
Un sistema de planificación de recursos empresariales también agiliza sus procesos financieros. Puede usarlo para administrar las cuentas por cobrar y por pagar y generar balances, estados de resultados y otros informes financieros. Este componente también le ayuda a cumplir con las normativas fiscales y a cumplir con las normas contables locales.
Cuatro beneficios de la integración de un sistema ERP
Ahora que tenemos la definición de ERP y cómo funciona, ¿por qué debería usarla? Empresas de varios sectores ya lo utilizan. Desde agencias de marketing digital hasta fabricantes, un sistema ERP puede aportar mucho valor.
Estas son cuatro ventajas de la integración de ERP para su empresa:
1. Mayor eficiencia en múltiples frentes
Si se da cuenta, los diferentes componentes del ERP son en realidad formas diferentes de administrar los mismos datos. En lugar de gestionar bases de datos independientes que generan discrepancias y errores, puede introducir los datos en un solo lugar y utilizarlos en varias plataformas.
Estos sistemas son excelentes «una vez que has crecido para distribuirlos en una variedad de plataformas», dijo Garret.
Por ejemplo, si estás creando diseños web adaptables, puedes usar la integración de ERP para crear una plantilla de fuente única que se pueda usar en cualquier dispositivo. Esto elimina la necesidad de actualizar o probar manualmente diferentes variaciones del mismo diseño, lo que permite un desarrollo más eficiente.
2. Reducción de los gastos generales
El uso de diferentes herramientas para diferentes procesos significa pagar por varios productos y servicios, lo que resulta muy caro. La integración de un sistema ERP ayuda a reducir estos costos al consolidar la administración de datos en una sola herramienta, lo que elimina los gastos redundantes.
Y dado que es más eficiente, no necesita tanto personal para administrar los diferentes sistemas. ¡Eso significa costos laborales más bajos y empleados más felices!
3. Información precisa en tiempo real
En este mundo cada vez más digital, las empresas que comprenden mejor sus datos tienen más posibilidades de sobrevivir y prosperar.
Un excelente ejemplo de caso de uso de un sistema ERP es el marketing digital. Dado que las campañas deben adaptarse a audiencias específicas, las empresas necesitan datos sobre las preferencias y el comportamiento de los clientes. Con la integración de un sistema ERP, pueden acceder fácilmente a esta información en tiempo real y asegurarse de que sus esfuerzos de marketing estén alineados con sus objetivos.
Las empresas más grandes se beneficiarán de los sistemas ERP, ya que necesitan que sus «entradas y salidas sean reguladas y monitoreadas», dijo Garrett.
Tampoco se limita al marketing: los departamentos de finanzas, operaciones, ventas y otros también pueden beneficiarse del uso de la fuente de datos exacta.
4. Mejores experiencias de cliente
Sobre la base de nuestro último punto, la implementación de sistemas ERP también benefició a los clientes al proporcionarles experiencias más personalizadas.
Dentro de su ERP, puede recopilar información para obtener un mejor contenido de marketing por correo electrónico, campañas publicitarias más específicas, segmentación de clientes y más. De esta forma, conocerás mejor a tus clientes y podrás enviarles mensajes optimizados para las conversiones.
Los mejores ejemplos de ERP del mercado
Las ventajas de los componentes de ERP son realmente notables. De hecho, puede personalizar sus procesos de implementación de ERP para que se ajusten a sus necesidades. Pero antes de profundizar en eso, veamos los mejores ejemplos de ERP que puede encontrar.
Creador de Zoho
Para aquellos que recién comienzan su proceso de implementación de ERP, Zoho Creator es una excelente opción. Si bien es una solución de bajo código totalmente personalizable, también viene con sistemas prediseñados para varios casos de uso, que incluyen:
• Ventas y marketing • Operaciones • Recursos humanos • Finanzas • TI y administración • Atención al cliente
La solución ERP de Zoho también cuenta con más de 600 integraciones de terceros, lo que facilita la integración de su paquete tecnológico y software existentes
Microsoft Dynamics 365
Si te encanta trabajar en el ecosistema de aplicaciones de Microsoft, Dynamics 365 tiene más sentido.
Puede integrar Dynamics 365 con otras soluciones de Microsoft, como:
• Microsoft Cloud • Microsoft Power Platform • Microsoft 365
Y desde que Microsoft comenzó a implementar Co-Pilot, su solución de inteligencia artificial, puede esperar una experiencia más basada en la inteligencia artificial de Dynamics 365 y el resto de la cartera de SaaS y componentes de ERP de la empresa en los próximos días.
Oracle NetSuite
El principal punto de venta de NetSuite es que está diseñado completamente para la nube. Esto significa que todo lo que hace se almacena en la infraestructura de nube de Oracle. Al igual que Dynamics 365, NetSuite también tiene compatibilidad nativa con otros productos de Oracle.
Según NetSuite, el 85% de las OPI de tecnología han sido clientes de NetSuite desde 2011. Por lo tanto, si es una empresa de tecnología que busca aprovechar las ventajas del ERP, NetSuite es
una excelente opción.
Imagen de Oracle NetSuite
La solución ERP de Oracle también abarca diferentes áreas de negocio, entre las que se incluyen:
• Contabilidad • Gestión del inventario y la cadena de suministro • Adquisiciones • Almacén y cumplimiento
Consejos para implementar sistemas ERP
Si bien no existe un ejemplo perfecto de un sistema ERP, hay tres formas de garantizar que su software funcione como debería.
Consejo 1: Comprenda los requisitos de su empresa
Antes de comenzar a implementar un sistema ERP, debe planificar las necesidades específicas de su empresa y determinar sus objetivos. Hágase preguntas como las siguientes:
• ¿Qué desafíos operativos enfrenta mi empresa?
• ¿Qué áreas de la empresa necesitan mejoras?
• ¿Cuáles son los objetivos a largo plazo de su empresa?
Una vez que comprenda los requisitos de su empresa, puede seleccionar el software y los módulos adecuados que se adapten a las necesidades de su empresa.
Consejo 2: Personalice la integración de su sistema ERP
Los sistemas ERP están diseñados para ser configurables y adaptarse a sus necesidades operativas. Si lo toma todo y lo coloca en el sistema sin personalizarlo primero, terminará con un sistema que no funcionará para su empresa. (Y añada más costos desperdiciados).
Por lo tanto, dé un paso atrás y determine por qué está invirtiendo en un sistema ERP. Utilízalo como tu estrella polar para ayudarte a decidir qué módulos, características y funciones incluir en tu sistema ERP.
Consejo 3: Entrena y apoya a tu equipo
Un nuevo sistema ERP puede tener un impacto significativo en sus procesos comerciales, por lo que es esencial incorporar una capacitación integral para los empleados.
También debe brindar apoyo continuo que incluya el acceso a:
• Recursos • Ayuda técnica • Mantenimiento regular del sistema
La implementación de los sistemas ERP debe involucrar a empleados seleccionados, generalmente equipos interdepartamentales, que serán responsables de generar informes, documentar el uso del sistema y capacitar a otros empleados.
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Un sistema ERP puede parecer complejo al principio, pero la verdad es que es una herramienta que simplifica los procesos de la empresa. Todas las funciones involucradas se combinan para brindarle un mayor control y visibilidad sobre su negocio.
Por lo tanto, ¡elija el sistema ERP perfecto para su negocio hoy mismo!
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